Out of Office ist ein Plug-In für die Toolbox.
Nun, ich selber, wie auch meine Kunden mussten leider feststellen, dass die neue Funtionalität bei Notes 8 des Out Of Office Agenten / Service nicht sauber funktioniert.
Hintergrund ist, dass man mit Notes 8 statt der Agenten einen Service direkt auf dem Server laufen lassen kann. Statt der unzähligen Agenten, die einmal am Tag laufen, kann nun ein Service aktiviert werden und der Router des Servers übernimmt die Out Of Office Funktionalität. Derjenige, der an ein solches Postfach eine Mail sendet, bekommt jetzt sofort eine Information, das der Mailempfänger nicht anwesend ist und nicht erst am nächsten Tag wie mit den ressourcenfressenden Agenten.
Die Umstellung ist zwar recht einfach, einige Postfächer stellen sich auch selber um, aber leider längst nicht alle. In meinen Tests liefen zunächst die Agenten ohnehin weiter, sollten sich aber beim nächsten Aktivieren auf den Service umstellen. Dies ist manchmal der Fall, manchmal aber auch nicht. Teilweise verfielen sogar umgestellte Services wieder auf die Agenten.
Tja, und da wären wir mal wieder bei dem Problem. Notes bietet zwar nette Funktionen, aber leider funktionieren diese nicht so, wie man es erwarten würde oder verursachen aufwändige administrative Tätigkeiten.
Dieses Tool (Ergänzungs Plug-In zur Toolbox) stellt den Server mit allen Postfächern "On the Fly" um. Es muss nicht mal der Server neu gestartet werden und die Posfächer werden auch sofort umgestellt. Selbst die aktiven Agenten werden deaktiviert und der Service aktiviert. Eine Mail, die unmittelbat nach der Umstellung mit diesem Tool gesendet wird, läuft schon über den neuen Service und der Mail-Versender erhält sofort die Abwesenheitsmitteilung.
Das Tool dient aber nicht nur zur Umstellung, sondern listet auch alle aktivierten Abwesenheiten mit den entsprechenden Kalenderdaten auf. Hiermit kann aber auch eine Abwesenheit aktiviert werden, ohne dass der User es selber machen muss. Zum Beispiel könnte durch die Administration eine Abwesenheit bei Krankheit für jeden beliebigen User aktiviert werden, ohne auf das Postfach des abwesenden Users zugreifen zu müssen.
Es bietet also eine komfortable Umstellung von Agenten zum Servcie, bzw. auch wieder vom Service zum Agenten zurück.
Aber auch der weitere Betrieb bietet Vorteile. Der Administrator hat die Agenten bzw. die Services immer im Blick und kann ggf. eingreifen.
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In vielen Unternehmen werden zentrale Datenbanken für Lotus Notes bereits als Startdatenbank eingesetzt. Dies ist in der Umsetzung allerdings nicht ganz einfach, da die Startseite (Startdatenbank) auf dem Client definiert werden muß. Abhilfe schafft das Plug-In BookmarkControl für die Toolbox. Der Administrator definiert in diesem Plug-In die Startdatenbank und somit wird diese Vorgabe auf alle Clients automatisch verteilt. Weiterhin ist es auch möglich, Die Kacheln (Workspace) auf alle Clients zu verteilen oder aber die Standard-Vorgabe von Lotus als Start zu definieren. Dieses Plugin ist bereits im produktiven Einsatz mit mehreren hundert Usern produktiv getestet worden. Angedacht ist es, auch die Möglichkeit zu schaffen, diese Datenbank lokal auf den Clients als Replik zur Verfügung zu stellen. Somit funktioniert das auch für Offline-User (Laptop). Dies wird aber erst in einer weiteren Version verfügbar sein. Das PlugIn Linkscanner für die Toolbox scannt alle Dokumente einer Datenbank nach Links und testet diese auf ordnungsgemäße Funktion. Vorraussetzung hierfür ist ein Administratorzugriff ohne Einschränkungen.
Sie müssten mal Ihre Domino-Datenbanken "ausmisten"? Entmüllen Sie Ihr System noch heute ...... |